Finn fram i guiden
En avtalt overtakelsesdato rydder ikke automatisk i alle pengestrømmene. Avling kan være levert før datoen og betalt etterpå. Varer kan ligge på eiendommen uten å følge med i handelen. Lag et eget overleveringsgrunnlag sammen med avtalen, slik at gammel og ny driver kan følge de samme opplysningene.
Start med hva som faktisk overtas
Samle avtaler og spesifikasjoner for eiendeler, beholdninger, gjeld og andre forpliktelser som berøres. Skill eierskap til gården fra den virksomheten som driver den. Dersom et foretak fortsetter uendret, er det ikke nødvendigvis de samme kontoene og avtalene som skal skiftes som når en ny virksomhet overtar drifta.
Lag én liste med referanse til avtalens punkter. Ukjente forhold blir egne saker med ansvarlig og frist, fremfor antakelser i åpningsbalansen. Få regnskapsføreren med før listene låses, slik at verdigrunnlag og dokumenter er tilgjengelige når regnskapene skal avsluttes og åpnes.
Avstem på overtakelsesdatoen
| Område | Underlag ved overlevering |
|---|---|
| Avling, fôr og innsatsvarer | Mengde, enhet, tilstand, lagersted og avtalt eier |
| Dyr | Antall eller identitet, eier og bevegelser rundt datoen |
| Maskiner og utstyr | Identifikasjon, avtalt tilstand og medfølgende dokumenter |
| Kundejobber | Utført arbeid, fakturert beløp, forskudd og restarbeid |
| Kunde- og leverandørposter | Krav som gjenstår, uenighet og avtalte korreksjoner |
| Felles ordninger | Delt utstyr, kostnadsandeler og uavsluttede oppgjør |
Tell sammen når det er praktisk, og loggfør bevegelser mens overleveringen pågår. Varer som tilhører kunder eller andre eiere står på en egen liste. Bruk lagerkontrollen og årsavslutningens kontrollpunkter som støtte.
Fordel oppgjør som kommer senere
Lag en liste over avsender, leveranse, foreløpig beløp, mottakskonto og hvem som skal behandle det endelige dokumentet. Listen bør også vise hvem som får en senere korreksjon, og hvordan feilbetalinger følges opp.
Eksempel: En kornleveranse er gjort før overtakelsen, mens endelig kvalitetsoppgjør kommer tre uker senere. Avtalen må gi grunnlag for hvem oppgjøret tilhører. I oppfølgingslisten står både dokumentmottaker, betalingsmottaker og den som skal kontrollere trekket. De tre oppgavene kan ligge hos forskjellige personer.
Behold forbindelsen mellom original avregning, korrigering og bankbetaling. Bekreft at avsenderen har riktig foretak og mottakskonto registrert, og avtal hvordan en feilbetaling skal følges opp.
Overfør arbeidsflyten, ikke bare filene
Gå gjennom avregningskanaler, regnskapsprogram, fakturering, lønnsgrunnlag og dokumentarkiv. Avtal hvilke historiske opplysninger ny driver trenger og hvordan de gjøres tilgjengelige. Gi egne brukere fremfor å overlate en tidligere eiers innlogging.
Prøv første kjøp, første leveranse og første betaling i den nye drifta. Kontroller at foretaksopplysninger, bankkonto og driftsreferanse er riktig. Ved samtidig regnskapsførerbytte bruker dere overleveringslisten til å plassere ansvar for begge regnskapene.
Avtal en etterkontroll
Sett en dato for å gå gjennom restlisten etter første måned og etter siste ventede sesongoppgjør. Lukk hver sak med dokumentreferanse og bekreftet behandling. Undersøk særlig forskudd, utestående kundearbeid, leverandørkrediteringer og delte maskinkostnader.
Når drifta er overtatt, gir oppstartsplanen rekkefølgen for den første måneden. Skal ny eier endre produksjonen samtidig, bruk planen for driftsendring til å se hvilke oppgaver som ellers overlapper.