Finn fram i guiden
Første oppgave er å avklare hvilket foretak som driver hva, ikke å velge flest mulig funksjoner i et system. Jord, skog, privat eiendom, kundearbeid og eventuelle andre aktiviteter kan ha forskjellige eiere og avtaler.
Lag et åpningskart
Samle virksomhetsopplysninger, kontoer, avtaler, ansatte, produksjoner og eksisterende systemer. Ved overtakelse må dato og ansvar være tydelig: hvilke eiendeler, lager, fordringer og forpliktelser følger faktisk med? Ikke kopier forrige drivers saldoliste uten å kontrollere avtalen og dokumentene.
Skatteetatens veiledning om å drive jordbruk gir et offentlig utgangspunkt for bransjens egne spørsmål. Foretaksform, næringsvurdering og avgiftsoppsett må avklares for den faktiske drifta.
Prøv grensene med tre hendelser
| Hendelse | Hva må være bestemt? |
|---|---|
| Første innkjøp av innsatsvarer | Kjøper, produksjon, mottak og bilagsflyt |
| Første avregning fra kjøper | Riktig foretak, bank og leveransereferanse |
| Første lønnsutbetaling | Arbeidsforhold, avtale og godkjent grunnlag |
Hvis ingen vet hvem som skal kontrollere en hendelse, er arbeidsdelingen ikke ferdig. Fordel oppgaver mellom eier, driftsansvarlig, regnskapsfører og systemleverandør med en konkret frist.
Prøv første leveranse fra kjøp til betaling
Begynn med én produksjon og en representativ leveranse. Registrer et innkjøp, et lageruttak, en kundeleveranse og betalingen. Kontroller at referansene følger med og at nødvendig dokumentasjon kan finnes igjen.
Et gårdsbruk som overtar 1. mars, kan for eksempel ha åpningslager som må dokumenteres på overtakelsesdatoen, mens senere kjøp følger vanlig bilagsflyt. Knytt åpningslisten til overtakelsesavtalen og den faktiske datoen.
Lag den første månedens arbeidsplan
| Tidspunkt | Oppgave | Ferdig når |
|---|---|---|
| Før første kjøp | Riktig foretak, konto og bilagskanal | Et testbilag kan finnes igjen med driftsreferanse |
| Før første levering | Kjøper og oppgjørskanal registrert | Leveransen og avregningen kan kobles |
| Før første kundejobb | Bestilling og fakturagrunnlag på plass | Enheter, pris og godkjenning er tydelige |
| Før første lønn | Arbeidsforhold og innlevering avtalt | Lønnsansvarlig har kontrollert nødvendig grunnlag |
| Ved første månedsslutt | Bank, oppgjør og manglende bilag gjennomgått | Avvik har ansvarlig og neste handling |
Planen tilpasses drifta, ikke en bestemt kalender. Et foretak som starter midt i høstingen, kan trenge oppgjørs- og lagerkontrollen før en mer omfattende rapportmodell.
Ved overtakelse av gård eller drift
Skill overtakelsesavtalen fra løpende arbeid etter datoen. Marker eiendeler og varer som tilhører andre, og før en liste over avregninger, forskudd og leverandørkrav som ennå ikke er endelige. Regnskapsføreren må kunne se hvilke opplysninger som er avtalte og hvilke som bare er foreløpige anslag.
Ikke bruk forrige drivers bruker eller passord som en midlertidig løsning. Avtal riktige tilganger og dokumentuttrekk. Hvis overtakelsen også innebærer bytte av regnskapsfører, brukes overleveringslisten før ny ordinær føring starter.
Før vanlig drift
Bekreft saldi og åpne poster med regnskapsføreren, gi bare nødvendige tilganger og lag en oversikt over første frister. Ha en egen liste over uavklarte forhold i stedet for å sende dem videre som antatte fakta.
Bruk bilagsrutinen og kravlisten for systemvalg.
Ved overtakelse kan du bruke eierskiftets overleveringsliste. Skal du legge om produksjonen samtidig, lag også en overgangsplan.