Finn fram i guiden
Start med en sluttdato for det gamle oppdraget og en startdato for det nye. Fordel også arbeid som kommer etter byttet, men gjelder tidligere leveranser. Da unngår du at et tømmeroppgjør, en lønnsretting eller årsarbeidet blir liggende mellom to stoler.
Må regnskapsprogrammet også byttes?
Ikke nødvendigvis. Et bytte av regnskapsfører og et bytte av program er to beslutninger. Hvis dagens løsning gir riktige rapporter og en fungerende avregningsflyt, kan det være enklere å beholde den og forbedre arbeidsdelingen.
Et programbytte kan være aktuelt hvis dokumenter ikke kan deles godt, hvis nødvendige driftsreferanser forsvinner eller hvis mye må registreres flere ganger. Be da om en egen plan for datamigreringen. Velg ikke ny løsning før en faktisk avregning, korrigering og bankbetaling er prøvd gjennom hele kjeden.
Overlever dette før ny føring starter
| Grunnlag | Hva den nye regnskapsføreren må kunne kontrollere |
|---|---|
| Saldobalanse | Dato og hvilke avstemminger som er ferdige |
| Åpne kunde- og leverandørposter | Restbeløp, delbetalinger, tvister og krediteringer |
| Avregninger | Siste mottatte nummer, perioder og ventende korrigeringer |
| Bank og lån | Kontoer, siste avstemming og ukjente bevegelser |
| Lager, dyr og driftsmidler | Mengder, dato, verdiunderlag og relevante endringer |
| Lønn | Siste kjøring, aktive arbeidsforhold og ubehandlede timer |
| Frister og årsarbeid | Hva som er levert, hva som gjenstår og hvem som gjør det |
| Tilganger og dataflyt | Hvilke systemer som brukes, og hvem som kan motta dokumentene |
En liste med navn på filer er ikke nok. Den nye ansvarlige må kunne åpne dokumentene og forstå status. Opplys særskilt om poster som fortsatt er anslag.
Eksempel på bytte ved månedsskifte
Et foretak velger overgang 1. oktober. Det gamle regnskapskontoret avslutter og avstemmer til 30. september. Det nye begynner ordinær føring fra oktober. Et kornoppgjør kommer 10. oktober for leveranser i september, og en korrigert skogsavregning ventes senere.
Avtal skriftlig hvem som mottar og behandler begge dokumentene, hvem som oppdaterer tidligere grunnlag og hvem som kontrollerer bankbetalingen. Målet er én ansvarlig for hver oppgave og én kontrollert versjon av tallene.
Sjekk avregningsflyten før gammel tilgang stenges
Lag en oversikt over avsendere for melk, slakt, avling og virke. Se hvilke dokumenter som kommer via dataflyt, elektronisk faktura, portal eller e-post. Kontroller den siste perioden i gammel løsning mot den første i ny.
Samme dokument kan komme både automatisk og som PDF. Behold dokumentreferansen gjennom byttet, slik at det ikke blir to salg. Avregningsguiden for systembytte viser hva som bør prøves.
Ikke la årsarbeidet være en antakelse
Avtal hvilket kontor som gjør årsoppgjør og relevante innleveringer for overgangsåret, hvilket grunnlag de får og når du skal godkjenne opplysninger. Be også om pris for avslutning, eksport og eventuell lesetilgang. Sammenlign hele overgangen, ikke bare ny månedspris.
Når er overleveringen ferdig?
- Siste avstemte periode er bekreftet, og åpne forskjeller har en ansvarlig.
- Nye dokumenter kommer fram, kan knyttes til riktig produksjon og blir ikke dobbeltført.
- Du vet hvor du finner historiske bilag og rapporter.
- Frister og eventuelle etterfølgende oppgjør er fordelt.
- Gamle tilganger er avsluttet etter planen, uten å fjerne nødvendig historikk.
Vil du ha hjelp med byttet? Kontakt Favon og oppgi gjerne programmet du bruker og siste ferdige periode. Migreringsguiden går videre hvis systemet også skal skiftes.
Skjer byttet sammen med ny eier eller driver, bruk også eierskiftets kontrollpunkter.