Finn fram i guiden
En fungerende avregningsflyt må få både dokumentet og opplysningene fram til riktig foretak. At PDF-en ligger i en portal, betyr ikke nødvendigvis at tallene er mottatt og behandlet i regnskapssystemet.
Skill fire ledd
- Avsenderen lager avregningen med dokumentnummer og leveransegrunnlag.
- Transporten sender dokument eller data gjennom den avtalte kanalen.
- Mottakersystemet tar imot og viser status eller avvisning.
- Regnskapskontrollen vurderer føring, produksjonsfordeling og betaling.
Landbrukets Dataflyt beskriver i sin tjenestebeskrivelse at overføring av avregninger avhenger av deltakende avsendere og nødvendige avtaler og tilganger. Derfor må både varemottaker, regnskapskontor og fagsystem undersøkes i den konkrete flyten. En teknisk overføringsmulighet sier ikke alene at hele regnskapsbehandlingen er klar.
Kartlegg én avsender om gangen
| Spørsmål | Noter et konkret svar |
|---|---|
| Hva mottar vi? | Avregning, vedlegg, linjedata eller flere av delene |
| Hvilket foretak gjelder det? | Organisasjonsnummer og riktig mottaker |
| Hvor kommer det først? | Dataflyt, elektronisk faktura, portal eller e-post |
| Hvilken referanse følger med? | Avregningsnummer, leveranse og eventuell versjon |
| Når er det behandlet? | Synlig mottak, kontrollert føring og bankavstemming |
Bruk et faktisk, ferdig behandlet oppgjør som referanse. Fjern unødvendige personopplysninger fra testgrunnlag som deles med en teknisk leverandør.
Når en avregning mangler
Begynn hos avsenderen: finnes dokumentet, og er det sendt til riktig mottaker gjennom riktig kanal? Hvis det er sendt, kontrollerer mottakersiden periode, tilgang og importstatus. Spør deretter om en linje er avvist, om vedlegget mangler eller om dokumentet allerede ligger under en annen referanse.
Be om oppdrags- eller dokumentnummer, tidspunkt og status fra hvert ledd. Det er raskere å følge ett kjent dokument enn å endre flere tilganger på måfå. Ikke gi leverandøren passord i vanlig e-post; bruk avtalte tilgangsmetoder.
Eksempel på dobbel mottakskanal
Et melkeoppgjør kommer automatisk med nummer M1042. Bonden laster også opp en PDF med samme nummer. Summen på banken stemmer med ett oppgjør, men innkurven viser to dokumenter.
Kontroller at begge faktisk gjelder samme avregning, og behandle det ekstra eksemplaret som en dublett etter systemets rutine. Ikke trekk fra inntekten manuelt for å rette totalsummen. En senere korrigert versjon av M1042 er en annen situasjon: den skal kobles til originalen og behandles som en retting.
Før system- eller regnskapsførerbytte
Avtal siste mottaksperiode i gammel løsning, første periode i ny og hvem som følger ventende dokumenter. Hent ikke hele historikken inn som nye hendelser uten kontroll. Prøv ett vanlig oppgjør, én korrigering og en uteblitt overføring før normal drift starter.
Be systemleverandøren demonstrere et vanlig oppgjør, en korrigering og et manglende dokument gjennom kanalene dere bruker. Sammenlign resultatet med referanseoppgjøret før dere bytter.
Hvis automatikk ikke dekker alt
En kontrollert filimport eller manuell registrering kan være et brukbart alternativ for få oppgjør. Sammenlign tidsbruk, feilrisiko og kostnad. Uansett metode bør du ha en månedsoversikt med forventede oppgjør, mottatte dokumenter og avvik.
Se import og eksport, tømmeroppgjøret og månedskontrollen. Trenger du hjelp med en konkret flyt, send en forespørsel med navn på systemene og typen oppgjør.