Finn fram i guiden
Migrering bør begynne med hva dere må kunne bruke og dokumentere etter byttet. Skill åpningsgrunnlag, operative registre og historisk dokumentasjon; disse trenger ikke alltid flyttes på samme måte.
Avgrens uttrekket
Lag en liste over foretak, kunder, leverandører, åpne poster, dokumenter, driftsmidler og relevante produksjonsreferanser. Oppgi kilde, dato, format og hvem som eier eksporten. Hold en uendret kopi av originaluttrekket utenfor det aktive ryddearbeidet, med forsvarlig tilgang og avtalt oppbevaring.
Gi originaluttrekket en dato og ansvarlig. Begrens arbeidskopier, og rydd dem når kontrollen er ferdig og nødvendig dokumentasjon er sikret.
Prøv før hele flyttingen
| Datasett | Kontroll |
|---|---|
| Kunder og leverandører | Identitet, dubletter og nødvendige opplysninger |
| Åpne krav | Antall, beløp og rest etter delbetaling |
| Vedlegg | Kobling til riktig dokument |
| Maskiner | Identitet og referanser til relevante opplysninger |
| Driftsgrener | At kodene betyr det samme før og etter |
Et oppdiktet uttrekk med 120 åpne kundefakturaer på totalt 840 000 kroner må avstemmes både på antall og beløp. To feil som utligner hverandre, kan gi riktig totalsum og likevel feil kundereskontro.
Planlegg skjæringsdatoen
Bestem når gammel registrering stopper, hvilke bevegelser som kan komme etterpå og hvem som tar dem med videre. Avregninger og banktransaksjoner kan komme senere enn selve leveransen. Hold disse som en kontrollert restliste.
Regnskapsføreren må godkjenne regnskapsmessig åpningsgrunnlag og korrigeringer. Ikke endre historiske beløp under «datarydding» uten dokumentert grunnlag.
En restliste hindrer hull mellom systemene
Anta at prøveuttrekket har 120 åpne fakturaer på 840 000 kroner. Før endelig overgang betales to av dem, til sammen 25 000 kroner. Et uendret uttrekk er da ikke lenger riktig som åpningsgrunnlag: ny kontroll skal vise 118 åpne fakturaer og 815 000 kroner, forutsatt at ingen andre hendelser har kommet til.
Gjør kontrollen både på antall, restbeløp og konkrete dokumentreferanser. De 25 000 kronene må ikke bli et åpent krav i ny løsning og samtidig stå som en uavklart bankbetaling der. Et saldotall uten postliste gjør denne feilen vanskeligere å oppdage.
| Hendelse etter uttrekk | Kontroll ved overgang |
|---|---|
| Betaling på gammel faktura | Restpost og bankstatus oppdateres sammen |
| Ny kreditnota | Kobles til dokumentet den korrigerer |
| Sen avregning | Ansvarlig og behandlingssted er avtalt |
| Dokument sendt på nytt | Opprinnelig identitet hindrer dobbel registrering |
Avtal hva som skal få bli historikk
Historiske bilag kan være nyttige i en leseløsning selv om bare åpne poster flyttes operativt. Prøv at en bruker kan finne en valgt maskinanskaffelse eller avregning med vedlegg etter byttet. Oppgi nødvendig oppbevaring og tilgang med regnskapsføreren, og ta med eventuell kostnad i tilbudet.
Det viktige er at dokumentasjonen kan brukes og kontrolleres. En mappe med tusen umerkede filer er en svak erstatning for dokumentnummer, dato og kobling til riktig hendelse.
Godkjenn før vanlig drift
Ta ut rapporter fra begge sider, kontroller representative dokumenter og bekreft at nødvendige brukere får riktig tilgang. Ved manglende referanser må det finnes en sporbar kobling, ikke bare et løfte om at noen kan lete i gamle filer.
Avtal ansvar for siste uttrekk, import, godkjenning og eventuell retur til reserveprosessen. Se filimport og leverandøravslutning.