Finn fram i guiden
Et bilde av en kvittering er bare starten. Regnskapsføreren trenger også å forstå hvem kjøpet gjelder, hva som er mottatt og hvilken produksjon eller jobb kostnaden hører til.
Registrer forklaringen ved hendelsen
Velg én avtalt kanal for bilag og bruk den konsekvent. Legg til foretak, dato, formål, produksjon eller oppdrag og eventuell privat andel som må vurderes. Be om korrekt dokumentasjon fra leverandøren hvis kjøper eller leveranse er feil.
Skatteetatens veiledning om regnskap i jordbruk bør brukes ved konkrete bransjespørsmål. Behandling av privat bruk og fradrag må vurderes ut fra faktiske opplysninger; en intern merkelapp avgjør ikke fradragsretten.
En ukentlig innkurv
| Tilfelle | Nyttig tilleggsinformasjon |
|---|---|
| Reparasjon | Maskin og hva som ble utført |
| Materialer | Mottatt mengde og jobb eller produksjon |
| Privat betalt kjøp | Betaler og hvem kostnaden tilhører |
| Felles faktura | Fordelingsgrunnlag og involverte enheter |
| Avregning | Fullt dokument med tillegg og trekk |
En kontoutskrift kan hjelpe med å finne en manglende betaling, men erstatter ikke automatisk leverandørens dokument. Hold manglende bilag som åpne saker med ansvarlig person.
Unngå doble dokumenter
Samme faktura kan komme som fil, bilde og elektronisk faktura. Bruk dokumentnummer og leverandør til kontroll, og avtal hvilken kanal som er hovedkilden. Ikke godkjenn begge fordi filnavnet er forskjellig.
Ved korrigering beholdes referansen til originalen. Et endret notat skal ikke skjule hva som først ble levert eller godkjent. Hvis dokumentet er feil, be om riktig korrigering fra avsenderen.
Gjør sesongtoppen enklere
Sett av en kort, fast kontroll hver uke. Ta unna uklare kjøp mens hendelsen fortsatt huskes. En gårds- eller skogsmaskinjobb blir vanskeligere å fordele flere måneder etter at den er ferdig.