Finn fram i guiden
God leverandørkontroll handler om mer enn å betale innen forfall. Kontroller at riktig foretak har mottatt avtalt vare eller tjeneste til riktig pris, og at samme krav ikke allerede er behandlet.
Trepunktskontroll
Finn bestilling eller avtale, mottaksgrunnlag og faktura. For en vareleveranse kontrolleres mengde og avvik. For arbeid kontrolleres utført omfang og godkjenning. Betaling til ny konto eller endrede opplysninger bør bekreftes gjennom en kjent kontaktkanal.
| Situasjon | Før betaling |
|---|---|
| Innsatsvarer levert i flere omganger | Avstem fakturert mot faktisk mottatt |
| Reparasjon med nye deler | Knytt arbeidet til maskin og bestilling |
| Entreprenørens tillegg | Finn hvem som bestilte og aksepterte |
| Kreditnota er lovet | Registrer forventet korrigering og følg opp |
En prisforskjell på én linje bør ikke «løses» ved å endre fakturabeløpet i et internt regneark. Be leverandøren om korrekt dokument og avklar håndtering av omtvistede beløp.
Eksempel med restleveranse
Virksomheten bestiller 100 enheter. 80 leveres, 20 står i restordre, men fakturaen gjelder alle 100. Mottakslisten skal fortsatt vise 80. Kontakt leverandøren om faktureringen og avtal videre håndtering; ikke registrer de siste 20 som lager bare for å få dokumentene til å stemme.
Etter levering av resten kontrolleres at varen ikke faktureres en gang til. Behold opprinnelig bestillingsnummer gjennom hele saken.
Ved kjøp av ville bær kan innveid mengde være større enn mengden virksomheten overtar. Partieksemplet for sanking følger godkjent råvare helt til leverandørbetaling og kundens oppgjør.
Godkjenning og betaling er ulike roller
Den som vet at arbeidet er utført, bør kunne godkjenne leveransen. Betalingsgodkjenningen må følge virksomhetens tilgangs- og ansvarsoppsett. I små foretak kan samme person ha flere oppgaver, men kontrollpunktet bør fortsatt være tydelig.
Månedsslutt
Lag en liste over mottatte varer uten faktura, fakturaer uten bekreftet leveranse og ventende krediteringer. Regnskapsføreren trenger disse opplysningene for å vurdere riktig periode og åpne poster.
Se innkjøpsplanen og tilgangsstyring.