Finn fram i guiden
Begynn med det som fortsatt er fysisk eller økonomisk uavklart på avslutningsdatoen. Hva ligger på lager, hvilke dyr tilhører foretaket, hva er levert uten oppgjør, og hvilke kostnader gjelder arbeid som allerede er gjort? Da får regnskapsføreren et grunnlag som kan kontrolleres.
Før telling og avslutning
Avtal dato og leveringsliste med regnskapsføreren. Fordel hvem som teller, hvem som undersøker ventende oppgjør og hvem som bekrefter endringer i driftsmidler. Årsarbeid for jordbruk, skog og eventuelle andre aktiviteter må bygge på riktige opplysninger om hver del.
Skatteetaten forklarer hvordan regnskapet brukes i rapporteringen for jordbruk. La gjeldende rapporteringskrav og foretakets faktiske drift styre leveransen, framfor å gjenbruke en gammel sjekkliste ukritisk.
1. Forklar mengdene som står igjen
| Beholdning | Registrer | Vanlig feilkilde |
|---|---|---|
| Avling og innsatsvarer | Mengde, enhet, parti, tilstand og lagersted | Kg og tonn blandes; kassert vare står igjen |
| Dyr | Relevant identitet eller gruppe, antall og eier | Flytting eller salg blir ikke oppdatert |
| Virke | Oppdrag, sortiment og leveransestatus | Maskinvolum behandles som endelig måling |
| Ved og andre ferdigvarer | Definert salgsenhet og fysisk mengde | Råvare og ferdigvare telles samtidig |
| Kundens varer hos deg | Mengde og eier på egen liste | Kundens råvare blir ført som din beholdning |
Noter tidspunkt, teller og beregningsmåte. Hvis mengden er anslått, beskriv usikkerheten. Regnskapsføreren trenger både mengde og underlag for verdsetting; en prisliste alene forklarer ikke varens tilstand eller kostnad.
2. Finn leveranser uten ferdig oppgjør
Lag en liste over solgt eller levert vare, ferdige kundejobber og foreløpige avregninger. Oppgi leveringsdato, avtalepart, kjent mengde og hvilket dokument som mangler. Bankdatoen er ikke tilstrekkelig til å avgjøre hvilken periode hendelsen gjelder.
Et skogsoppdrag kan for eksempel ha virke ved vei, transportert virke som venter på måling og målt virke som venter på betaling. Disse er tre ulike statuser. Behold dem slik i grunnlaget, så regnskapsføreren kan vurdere dem hver for seg.
3. Kontroller innkjøp, arbeid og maskiner
Sammenlign mottatte varer og utførte tjenester med leverandørfakturaene. Ta med fakturaer som kommer senere for arbeid utført før avslutningen. Skill dem fra forskuddsbetalte varer som ennå ikke er mottatt.
For maskiner og utstyr oppgis anskaffelser, salg, skade og utrangering med dato og dokumenter. Beskriv større tiltak slik at reparasjon, påkostning og nyanskaffelse kan vurderes riktig. Ikke gjett behandling ut fra fakturabeløpet alene.
4. Avstem åpne poster og private betalinger
Kundefordringer må vise rest etter delbetaling, eventuell uenighet og ventende kreditering. Leverandørlisten må vise hva som faktisk står ubetalt. Utlegg og private betalinger kobles til riktig person og bilag.
For skogfond samles kontooversikt, trekk i oppgjør, tiltak og refusjoner under behandling. Skogfondsguiden viser dokumentasjonen som må holdes sammen.
Eksempel på en avviksliste som kan avsluttes
| Sak | Kjent status | Neste handling |
|---|---|---|
| Kornoppgjør K81 | Levert, foreløpig avregning mottatt | Eier henter endelig versjon fra kjøper |
| Verkstedjobb V12 | Maskin reparert, faktura mangler | Eier innhenter spesifisert dokument |
| Potetlager P3 | Talt, men 800 kg forskjell | Lageransvarlig undersøker uttak og måling |
«Mangler litt dokumentasjon» gir ingen framdrift. En bestemt referanse, ansvarlig person og frist gjør saken håndterbar.
Når kan grunnlaget godkjennes?
Når mengdene er dokumentert, bank og åpne poster er kontrollert og gjenstående anslag er tydelig merket. Be regnskapsføreren forklare vesentlige endringer fra året før og hva du skal godkjenne før relevante innleveringer. Avtal også hvordan dokumenter som kommer senere, skal følges opp.
Bruk månedskontrollen gjennom året. Vil du sette bort årsarbeidet eller få ryddet grunnlaget, kontakt Favon.