Finn fram i guiden
Skogfondet må følges som et eget dokumentasjonsspor. At et beløp er trukket i tømmeroppgjøret, betyr ikke at det står fritt tilgjengelig på foretakets bankkonto.
Følg innbetalingene
Knytt skogfondstrekket til tømmeroppgjøret og riktig eiendom eller konto. Sammenlign oppgjørene med oversikten fra forvaltningen. En forskjell kan skyldes tidspunkt, manglende rapportering eller en korrigering; ikke endre din egen oversikt uten å finne årsaken.
Landbruksdirektoratets veiledning om refusjonskrav for utbetaling fra skogfond er utgangspunktet når et konkret tiltak skal vurderes. Vilkår og frister må kontrolleres der for den aktuelle saken. En kostnad i skogen er ikke automatisk grunnlag for refusjon.
Lag en mappe per tiltak
| Grunnlag | Hva som må være tydelig |
|---|---|
| Beskrivelse av tiltak | Sted, omfang og faktisk utførelse |
| Faktura eller annet nødvendig grunnlag | Leverandør, dato og hva arbeidet gjelder |
| Søknad eller refusjonskrav | Hvilke utgifter kravet omfatter |
| Vedtak og utbetaling | Godkjent beløp og eventuelle avvik |
Ikke bland flere tiltak på en umerket samlefaktura hvis det gjør kontrollen vanskelig. Be leverandøren spesifisere arbeidet før dokumentene sendes videre.
Kontantstrømmen kan komme i flere trinn
Et illustrativt tiltak koster 60 000 kroner og betales før en eventuell refusjon. Selv om en del senere blir utbetalt fra skogfond, må den første betalingen finansieres. Budsjetter ikke et ubekreftet refusjonsbeløp som sikker innbetaling på samme dato som fakturaen.
Skattemessig behandling og regnskapsføring vurderes av regnskapsføreren ut fra de faktiske dokumentene. Hold forvaltningskonto, bank og skatteberegning adskilt i arbeidsoversikten.
Avslutt tiltaket
Sjekk at kravet ikke inkluderer samme faktura to ganger, at vedtaket er fulgt opp og at utbetalingen er identifisert. Behold avslags- eller avkortingsgrunnlag når beløpet avviker fra planen.
Se skogskjøtsel som oppdrag og likviditet.
Ved felles veiprosjekter viser budsjettet for skogsbilvei hvordan brutto kostnad, eierandeler og finansiering holdes adskilt.