Finn fram i guiden
Et veiprosjekt kan være lønnsomt for skogsdrifta og likevel gi et stort betalingsbehov før tømmerinntekter eller refusjoner kommer. Lag derfor både en prosjektkalkyle og en betalingsplan, med tydelig andel for hver eiendom.
Avklar prosjektet før kostnadene fordeles
Samle kartreferanse, beskrivelse av tiltaket, berørte eiendommer, eiere og hvem som bestiller på vegne av hvem. Nybygging, ombygging og vedlikehold må beskrives konkret i bestilling og fakturaer.
Landbruksdirektoratets side om søknad om bygging av landbruksvei viser forvaltningssporet. Nødvendige tillatelser, rettigheter og teknisk plan må være avklart før gjennomføringen.
Sammenlign tilbud på samme arbeid
Del prosjektet i planlegging, grunnarbeid, masser, drenering, transport og eventuelt etterarbeid. Be om mengdegrunnlag og hva som utløser tillegg. En fast sum og en mengdebasert pris kan ikke sammenlignes bare ved å lese nederste linje.
Ta med hvem som godkjenner nye mengder eller uforutsette tiltak. Entreprenørens pris må kunne kobles til det som faktisk er bestilt og utført.
Eksempel på felles finansiering
Tre eiendommer har avtalt andeler på 50, 30 og 20 prosent av et tenkt prosjekt på 600 000 kroner uten merverdiavgift. Eksemplet forutsetter at samme nøkkel gjelder hele prosjektet.
| Eiendom | Andel | Planlagt kostnad |
|---|---|---|
| A | 50 prosent | 300 000 kr |
| B | 30 prosent | 180 000 kr |
| C | 20 prosent | 120 000 kr |
| Sum | 100 prosent | 600 000 kr |
Hvis godkjente tillegg øker prosjektet til 660 000 kroner, blir andelene 330 000, 198 000 og 132 000 kroner. Fordelingen må følge den faktiske avtalen; antall eiere eller størrelsen på eiendommen er ikke automatisk riktig nøkkel.
Et tiltak som bare gjelder én eiendom, bør identifiseres separat før felleskostnadene fordeles. Ellers subsidierer andre eiere en kostnad som ikke var del av deres bestilling.
Skill kostnad fra finansiering
Skogfond, eventuell støtte, egne penger og lån er forskjellige finansieringskilder. Før hele prosjektkostnaden før støtte og refusjon i oversikten, og legg inn hver finansieringskilde med status og forventet betalingsdato. Betalingsplanen bruker fakturabeløpet som faktisk forfaller. Kostnadskalkylen og bankbehovet kan derfor ha ulike beløp.
| Status | Hvordan den brukes i planen |
|---|---|
| Mulig støtte eller refusjon | Usikkert alternativ, ikke sikker bankinnbetaling |
| Søkt beløp | Følges med saksreferanse og vilkår |
| Vedtak | Kontroller godkjent beløp, betingelser og utbetalingsløp |
| Utbetalt | Avstem mot bank og riktig prosjektandel |
For bruk av skogfond må dere kontrollere hva som kan dekkes og hvilket grunnlag som kreves. Bruk skogfondsguiden til dokumentarbeidet. Ikke trekk et forventet refusjonsbeløp fra entreprenørens forfall i likviditetsplanen.
Følg prosjektet ved hver faktura
Vis opprinnelig budsjett, godkjente endringer, fakturert hittil og forventet rest. Kontroller at mengder og arbeid er bekreftet før betaling godkjennes. Når én part betaler på vegne av flere, må utlegg og videre oppgjør ha et dokumentert grunnlag.
Et prosjekt som er halvveis betalt, er ikke nødvendigvis halvveis ferdig. Forskudd, store tidlige materialkjøp og sen sluttavregning kan gi et annet mønster. Bruk utført arbeid og forventet rest som egne felt.
Avslutt med én oversikt per eier
Sluttpakken bør vise eierandel, godkjente kostnader, tidligere betalinger, refusjoner og eventuell rest. Ta vare på entreprenørens sluttgrunnlag og åpne reklamasjoner. Videre vedlikehold trenger en egen avtale og et nytt løpende budsjett.