Finn fram i guiden
Gårdsutsalget trenger et kontrollspor fra vareuttak til salg og fra salg til bank. En samlet Vipps- eller kortutbetaling forklarer ikke i seg selv hvilke varer som er solgt, eller hvilke beløp som er gebyrer og tilbakebetalinger.
Tegn opp salgsflyten
Registrer hvilke varer som flyttes til utsalget, i hvilken mengde og fra hvilket parti. Hold eget uttak, smaksprøver, kasserte varer og kundesalg adskilt. Solgte varer må ikke også bli stående i produksjonslageret.
For honning viser kontrollen av bulk og glass hvordan flere pakninger avstemmes mot ett parti. For egne egg bruker du eggbeholdningen og leveringskontrollen før dagsoppgjøret sammenlignes med bank.
Valg av kasse- og dokumentasjonsløsning må passe den faktiske salgsformen. Les Skatteetatens veiledning om kassasystemer før dere velger løsning; en betalingsapp er ikke alene en avklaring av dokumentasjonskravene.
Eksempel på kontroll av dagen
Beløpene er oppdiktede totalbeløp for én dag. Avgiftsbehandling er ikke beregnet.
| Hendelse | Beløp |
|---|---|
| Registrerte salg | 9 000 kr |
| Refusjon dokumentert mot tidligere salg | −500 kr |
| Forventede kundebetalinger etter refusjon | 8 500 kr |
| Kontantbetalinger | 1 000 kr |
| Elektroniske betalinger | 7 500 kr |
Gebyrer i senere bankoppgjør skal forklares av oppgjørsrapporten. Ikke reduser vareomsetningen manuelt for å få banklinjen til å stemme.
Velg kasse etter salgssituasjonen
Skill betjente salgsdager, forhåndsbestilling og eventuell selvbetjening. Noter hva som skal registreres når kunden bestiller, betaler og henter. En ordre kan være betalt uten å være hentet, og en levert vare kan fortsatt vente på oppgjør.
Før kasse eller bestillingsløsning velges, prøver dere én vanlig handel, én refusjon og én betaling som feiler eller avbrytes. Kundens kvittering og virksomhetens rapporter må stemme med det som faktisk skjedde. Skatteetatens veiledning over brukes til å avklare dokumentasjonskravene for salgsformen.
| Funksjon dere trenger | Praktisk prøve |
|---|---|
| Flere pakningsstørrelser | Samme råvare gir riktig uttak i lagerenheten |
| Forhåndsbetaling | Betalt ordre står fortsatt som ikke hentet |
| Refusjon | Opprinnelig salg og tilbakebetaling kan kobles |
| Felles bankoppgjør | Brutto salg, returer og gebyrer kan forklares |
| Sesonghjelp i utsalget | Medarbeider kan selge uten å få all økonomitilgang |
Sammenlign kanalene etter arbeid, ikke bare pris
Hvis en direktekanal gir 10 000 kroner mer i inntekt, men krever 6 000 kroner i ekstra emballasje og levering og 15 ekstra arbeidstimer, er det 4 000 kroner igjen før verdien av disse timene og øvrige kostnader. Dette er et illustrativt styringsregnestykke uten avgifter.
Sett derfor av salgs- og leveringstid i planen. Høy pris per kg kan være et godt valg, men bare hvis kapasiteten til pakking, kundehåndtering og oppgjør faktisk finnes.
Avbestilling og reklamasjon
Knytt en refusjon til den opprinnelige bestillingen eller kvitteringen. Noter om varen kom tilbake til lager, ble kassert eller aldri ble levert. Et dobbelt betalingsforsøk må ikke behandles som to salg.
Ved forhåndsbestilling trenger du en oversikt over betalt, hentet og ikke hentet. Avtal vilkår for henting og eventuell avbestilling tydelig før kunden bestiller. Ikke be en medarbeider lete i private meldinger for å finne økonomigrunnlaget.
Se bank og oppgjør og systemkrav.
Selger gården avlingsandeler før sesongen, bruk økonomiflyten for andelslandbruk i tillegg til dagsoppgjøret for direkte salg.