Finn fram i guiden
Regn andelsprisen fra kostnaden ved en hel sesong. Antall betalende andeler må dekke produksjonen dere har lovet å gjennomføre, også arbeidet før den første hentingen. Planlagt avling og bankinnbetalinger er forskjellige mål.
Avklar hva andelen omfatter
Skriv ned sesong, henteordning, hvilke produkter som inngår og hvordan variasjon i avlingen håndteres. Opplys om eventuell arbeidsinnsats og tilleggskjøp. En andel av produksjonen er en annen avtale enn en fast grønnsakskasse med garantert innhold hver uke.
Kunden må forstå forskjellen før betaling. Hvis avbestilling, redusert avling eller en avlyst hentingsdag kan påvirke leveransen, trenger avtalen konkrete vilkår for dette. Ikke bestem refusjonsmåten først når en uenighet har oppstått.
Beregn andelsprisen fra sesongkostnaden
Et regneeksempel med 150 andeler bruker følgende sesongbudsjett uten merverdiavgift.
| Sesongkostnad | Beløp |
|---|---|
| Frø, planter og andre direkte innsatsvarer | 105 000 kr |
| Arbeid, inkludert verdi av eget arbeid | 255 000 kr |
| Maskiner, areal og avgrensede felleskostnader | 120 000 kr |
| Pakking, henting og administrasjon | 45 000 kr |
| Reserve i budsjettet | 30 000 kr |
| Kostnadsgrunnlag for andelsprisen | 555 000 kr |
555 000 delt på 150 gir 3 700 kroner per andel med disse forutsetningene. Hvis bare 130 andeler blir solgt til samme pris, blir inntekten 481 000 kroner. Gapet er 74 000 kroner. Undersøk hvilke kostnader dere faktisk kan redusere; en mindre kundeliste fjerner ikke automatisk behovet for arbeid og maskiner.
Lag også en kapasitetsprøve. Flere andeler gir mer inntekt, men kan kreve mer høsting, kundehåndtering og areal. Maksimalt antall bør bygge på hva gården kan levere og administrere.
Følg bestilling, betaling og leveranse hver for seg
Gi hver andel en referanse. Oversikten bør vise kunde, avtalt sesong, andelstype, avtalt beløp, innbetalt beløp og eventuelt restkrav. Henteplan og leveransestatus kan ligge i en annen oversikt, men må bruke samme referanse.
| Status | Praktisk betydning |
|---|---|
| Reservert | Interesse eller bestilling; betalingsstatus må avklares |
| Betalt | Penger mottatt; sesongleveransen gjenstår helt eller delvis |
| Aktiv | Deltar i gjeldende hente- og leveringsopplegg |
| Avsluttet eller endret | Årsak, avtale og eventuelt oppgjør er dokumentert |
En innbetaling før sesongen må kunne følges fram til leveransen. Regnskapsføreren fastsetter riktig bokføring og avgiftsbehandling ut fra det dere selger og avtaler. Ikke bruk bankdatoen som eneste forklaring på årets inntekt.
Hold tilleggssalg utenfor andelen
Hvis en kunde også kjøper honning, egg eller en ekstra kasse, registreres dette som et eget salg. Ellers kan dere tro at andelsprisen dekker mer av produksjonen enn den faktisk gjør. Pakking, betalingsgebyrer og ekstra kundearbeid skal med når kanalene sammenlignes.
En kundeliste er heller ikke automatisk et medlemsregister for en forening. Dersom drifta er organisert som en medlemsstyrt virksomhet, må styre- og medlemsadministrasjon håndteres i tillegg til produksjon, salg og økonomi. Organisasjonsformen endrer ikke behovet for å dokumentere selve gårdsdrifta.
Systembehovet følger opplegget
Start med registrering av andeler, betalingsmatching, restkrav og meldinger om henting. Prøv endring av andel, feilbetaling og tilbakebetaling før løsningen brukes med hele kundelisten. Dere trenger ikke en avansert medlemsløsning hvis en enkel, kontrollert ordreoversikt dekker oppgaven.
Begrens tilgangen til kundedata og bruk opplysningene til de avtalte formålene. Frivillige på en høstedag trenger normalt ikke hele betalingshistorikken.
Etter sesongen
Sammenlign budsjett med faktisk arbeid, innsatsvarer, leveranser og antall andeler. Skill udekket produksjonskostnad fra ekstraarbeid i kundehåndteringen. Bruk dette til neste andelspris og henteopplegg.
Fortsett med sesongens likviditetsplan, forskudd og refusjon og direkte salg fra gården.