Forskudd, deloppgjør og refusjon på samme oppdrag

Et forskudd skal kunne følges fram til levering, sluttoppgjør eller refusjon. Skill kundens betaling, avtalt leveranse og dokumentasjonen for inntekten. Bokføring og avgiftsbehandling må avklares med regnskapsføreren for den konkrete avtalen.

Avklar betalingsplanen i bestillingen

Oppgi hva beløpet gjelder, når det forfaller og hvordan det trekkes fra senere. Avtal også hva som skjer ved endret mengde, utsatt arbeid eller avbestilling. Et beløp som kalles depositum, har ikke automatisk samme behandling som et vanlig forskudd eller en betaling for utført arbeid.

For en planteordre kan kunden betale før partiet er klart. For et hogstoppdrag kan skogeieren få et foreløpig oppgjør før sluttmåling. Begge trenger en kobling til den opprinnelige avtalen, men dokument- og inntektsbehandlingen må vurderes hver for seg.

Et kontrollert sluttoppgjør

Regneeksemplet viser betalingskontrollen for et kundeoppdrag, uten avgifter.

Hvis kunden senere får en avtalt reduksjon på 10 000 kroner før resten betales, er nytt restbeløp 60 000 kroner. Er hele beløpet allerede betalt, må refusjon eller annen avtalt løsning håndteres med riktig korrigeringsdokumentasjon. Ikke send en ny full faktura for å «erstatte» den gamle uten korrekt spor.

Avstem mer enn banken

Lag en liste over avtalt beløp, utført eller levert mengde, dokumenterte krav, mottatte betalinger og åpne beløp. Et positivt bankbeløp beviser ikke at varen er levert. En ferdig jobb beviser heller ikke at alle betalinger er kommet.

Ved samleoppgjør fra en kjøper kontrolleres om forskuddet allerede er trukket. Det skal ikke trekkes en gang til manuelt i økonomisystemet.

Refusjon med to kontroller

Bekreft opprinnelig betaling, riktig mottaker, godkjent grunn og beløp. Registrer at refusjonen er gjennomført, slik at samme sak ikke blir betalt på nytt etter en ny henvendelse. Kontroller både regnskapsdokument og bankhendelse før saken lukkes.

Se fakturagrunnlaget og avlingsoppgjøret.