Finn fram i guiden
Fakturaen bør bygges på godkjent jobbgrunnlag. Før den sendes, skal kunde, oppdrag, leveranseperiode, betalingsenhet og pris kunne finnes igjen uten å ringe føreren.
Tre kilder som må stemme
Sammenlign bestilling, utførelsesrapport og prisavtale. Timelisten forklarer ressursbruk, men avtalen avgjør om kunden betaler per time, mengde eller fastpris. Hold materialforbruk og transport adskilt hvis avtalen behandler dem hver for seg.
Marker status som registrert, kontrollert, godkjent eller fakturert. En jobb må ikke bli fakturert to ganger fordi både et regneark og et maskinsystem har sendt samme grunnlag videre.
Illustrasjon fra en leiekjøringsjobb
| Linje | Grunnlag | Beløp uten avgifter |
|---|---|---|
| Avtalt arbeid | 12 enheter × 800 kr | 9 600 kr |
| Bestilt tillegg | 2 timer × 1 200 kr | 2 400 kr |
| Avtalt transport | Fast beløp | 1 000 kr |
| Sum | Før avgiftsvurdering | 13 000 kr |
Hvis utføreren brukte flere timer enn forventet på en mengdepriset jobb, endrer det ikke automatisk kundens pris. Avklar årsak og avtalegrunnlag før et ekstra krav vurderes. Avgiftsbehandling og formelle fakturakrav settes opp med regnskapsføreren for den faktiske leveransen.
Gjør kundens kontroll enkel
Oppgi gjenkjennelig sted, dato og oppdragsreferanse. Bruk klart språk på tilleggene. En tekst som «diverse arbeid» skaper mer oppfølging enn den sparer tid.
Delbetaling eller forskudd må knyttes til samme oppdrag og vises ved sluttoppgjøret. Kontroller også at betalingen ikke allerede er motregnet i en annen avregning, for eksempel et samlet oppgjør fra en kjøper.
En ukerytme som får ferdige jobber videre
Sett et fast kontrollpunkt for utførte, ikke fakturerte jobber. Føreren leverer oppdrag, dato, enheter og avvik. Den som kjenner avtalen, godkjenner prisgrunnlaget. Faktureringen bruker den godkjente versjonen og legger fakturanummer tilbake på jobben.
En praktisk statusliste kan ha fem kolonner: utført, venter på grunnlag, venter på kundeavklaring, klar til faktura og fakturert. Hver jobb skal ha én status. Flere parallelle lister skaper lett en jobb som både ser ferdig ut og fortsatt ligger til behandling et annet sted.
Når kunden bestrider et tillegg
Skill uenigheten fra resten av leveransen. Finn opprinnelig bestilling, hvem som ba om tillegget og hva som ble godkjent. En intern registrering på to ekstra timer er ikke alene bevis på at kunden har bestilt dem.
Dersom tillegget er feil, rettes kravet gjennom riktig dokumentflyt. Dersom det er riktig, gi kunden et forståelig underlag. La saken stå med ansvarlig og neste handling til den er løst. Behandlingen av betaling og omtvistet krav må følge avtalen og relevant regnskapsoppfølging.
Mål tiden fra ferdig jobb til sendt krav
Anta at 30 000 kroner i ferdige jobber blir liggende i tre uker før fakturering. Det er ikke nødvendigvis tapt inntekt, men pengene kommer senere, og grunnlaget blir vanskeligere å huske. Registrer dato for utført jobb, godkjenning og sendt faktura. Da ser du om forsinkelsen ligger hos føreren, i avtaleavklaringen eller ved faktureringen.
Retting uten å miste historikken
Når noe er feil, følger korrigeringen den opprinnelige fakturaen og det rettede jobbgrunnlaget. Ikke slett den opprinnelige dokumentasjonen eller lag et nytt salg uten å behandle det gamle. Avtal riktig korrigeringsmåte med regnskapsføreren.