Finn fram i guiden
Når føreren betaler en reservedel privat eller en ansatt reiser mellom arbeidssteder, må økonomien kunne forklare hvem som betalte, hva kostnaden gjaldt og hvordan den skal behandles. Ikke la bankoverføringen alene bli dokumentasjonen.
Skill to typer grunnlag
Et utlegg har en faktisk kostnad og et dokument fra leverandøren. En beregnet godtgjørelse følger andre forutsetninger og må vurderes etter gjeldende regler og avtale. Lønnsansvarlig kontrollerer sats, vilkår og eventuell rapportering før utbetaling.
| Hendelse | Nyttig grunnlag |
|---|---|
| Reservedel betalt av ansatt | Dokument, betaler, maskin og formål |
| Overnatting på jobb | Periode, oppdrag og leverandørdokument |
| Bruk av privat bil | Dato, formål og nødvendig kjøregrunnlag |
| Felles reise for flere jobber | Forklart fordeling og godkjenning |
| Forskudd til reisen | Utbetalt beløp og senere avregning |
Skill private kjøp eller private deler av reisen fra virksomhetens kostnad. En tekst som «til gården» er ofte for knapp til at andre kan kontrollere formålet.
Eksempel med reiseforskudd
En ansatt får 4 000 kroner før en avtalt jobbreise. Dokumenterte kostnader som etter kontroll skal refunderes, utgjør 3 350 kroner. Differansen på 650 kroner må avregnes etter avtalt rutine.
Hvis utlegget allerede er betalt av foretakets kort, skal det ikke også refunderes som privat betalt. Kontroller betaler og dokumentreferanse før utbetaling.
Godkjenn før perioden lukkes
La den som kjenner oppdraget bekrefte formål og faktisk gjennomføring. Lønns- eller regnskapsansvarlig kontrollerer behandlingen og hva som eventuelt må innberettes. Ikke bruk en kundegodkjent fakturalinje som automatisk lønnsgrunnlag.
Ved etterfølgende retting beholdes opprinnelig referanse og hvilken periode saken gjelder. Unngå private forklaringer eller helseopplysninger i den vanlige kostnadsloggen.
Gjør rutinen lett å følge ute
Avtal én kanal for dokumenter og en kort frist for levering. Føreren bør kunne registrere maskin eller oppdrag samtidig som bilaget leveres, slik at fordelingen ikke må gjettes flere måneder senere.
Se bilagsflyten og sesonglønn.