Finn fram i guiden
Få avtaler, registrering og lønnsansvar på plass før sesongtoppen. Da kan den daglige kontrollen handle om faktiske timer og oppgaver, i stedet for å lete etter grunnopplysninger når lønnen skal kjøres.
Før første arbeidsdag
Alle arbeidstakere skal ha skriftlig arbeidsavtale. Bruk Arbeidstilsynets veiledning om arbeidsavtaler for den konkrete ansettelsen. Oppgaver, periode, arbeidstid og lønnsvilkår må være tydelige.
Arbeids- og lønnsansvarlig trenger nødvendige opplysninger om personen, arbeidsforholdet og utbetalingen. Avtal en egnet innleveringsmåte for dette. En felles liste over arbeidsoppgaver trenger ikke fødselsnummer, bankkonto eller identitetskopier.
| Før oppstart | Ansvarlig kontroll |
|---|---|
| Avtale og rolle | Hvem er arbeidsgiver, hvilke oppgaver skal utføres og i hvilken periode? |
| Lønnsvilkår | Hvilken avtale og hvilke gjeldende krav brukes? |
| Timeregistrering | Hvor føres faktisk start, slutt og relevante pauser? |
| Godkjenning | Hvem bekrefter arbeidet, og når leveres grunnlaget til lønn? |
| Utlegg og reiser | Hvilke bilag og oppdragsreferanser skal følge med? |
| Tilgang og opplæring | Hvilke systemer og opplysninger trenger personen? |
Finn riktig lønnsgrunnlag
Arbeidstilsynet publiserer gjeldende minstelønn i blant annet jordbruk og gartnerier. Arbeidstype, alder og relevant erfaring kan ha betydning for riktig plassering. Ikke bruk forrige sesongs sats uten å kontrollere den aktuelle situasjonen.
Dokumenter forutsetningene som er brukt. Endrer oppgaver eller arbeidsforhold seg i sesongen, må lønnsansvarlig få beskjed. En maskintimepris til kunden er ikke lønnssatsen til føreren.
Registrer faktisk arbeid hver dag
Arbeidsplanen viser forventet bemanning. Arbeidstidsoversikten skal vise det som faktisk ble arbeidet; se Arbeidstilsynets krav til registrering.
Bruk person, dato, start, slutt og nødvendig oppgave- eller produksjonsreferanse. Hold rettelser synlige og la en ansvarlig godkjenne grunnlaget. Helseopplysninger og private begrunnelser for fravær skal ikke inn i en åpen jobblogg.
Et illustrativt timegrunnlag viser 37 planlagte timer og 41 registrerte timer. De fire timene undersøkes før lønn: Er de faktisk arbeidet, er pauser håndtert riktig, og hvilken behandling følger av avtalen og reglene? Flytt ikke timene til neste måned for å få inneværende periode til å passe planen.
Før lønnskjøring
- Kontroller at alle personer og arbeidsperioder er med.
- Finn manglende dager, overlappende tider og uvanlige registreringer.
- Bekreft godkjente tillegg, utlegg og eventuelle forskudd.
- Skill lønnsutbetaling fra refusjon av dokumenterte utlegg.
- Lever et godkjent grunnlag til den som kjører lønn.
Avklar rettelser før utbetalingen der det er mulig. Hvis en feil oppdages etterpå, må både lønnsgrunnlag, oppgjør og eventuell rapportering korrigeres gjennom riktig flyt. Ikke lag en løs bankoverføring uten å varsle lønnsansvarlig.
Se hele bemanningskostnaden i sesongbudsjettet
Utbetalt lønn er ikke hele arbeidsgiverkostnaden. Budsjettet må også ta med relevante arbeidsgiverkostnader, feriepenger og andre avtalte kostnader. Bruk lønnsansvarlig til å beregne foretakets faktiske oppsett.
Et ledelsesbudsjett med 800 planlagte arbeidstimer bør prøves med for eksempel 10 prosent flere timer. Da blir behovet 880 timer før dere vurderer pris- og lønnseffekten. Dersom høstingen også krever flere pakke- eller kjøretimer, må disse legges til i riktig ledd, ikke gjemmes i en generell reserve.
Når sesongen er slutt
Bekreft siste arbeidsdag, ubehandlede timer, utlegg og eventuelle gjenstående oppgjør. Gi lønnsansvarlig beskjed om avslutningen. Systemtilganger og utstyr følger en egen sluttkontroll, mens historiske timeregistreringer beholdes med riktig identitet.
Sammenlign planlagte og faktiske timer per oppgave. Da kan neste sesong budsjetteres med erfaring fra høsting, pakking, vedlikehold og kundearbeid, i stedet for et samlet timeanslag som ingen kan forklare.
Se avløsertjenester, utlegg og reiser og tilgangsoverlevering.