Finn fram i guiden
Avløsertjenester må kunne dokumenteres både som en levert tjeneste og som faktisk utført arbeid i riktig periode. Hvem som er arbeidsgiver, hvem som bestiller og hvem som godkjenner timene må være klart før første vakt.
Lag en enkel bestilling
Oppgi virksomhet, arbeidssted, tidsrom, oppgaver og kontaktperson. Avklar nødvendig kompetanse, opplæring, sikkerhet og hvem som har ansvar for faglige instrukser.
Skille mellom forventede vakter og faktisk utførte timer. Endring på grunn av sykdom, forskjøvet behov eller avlyst arbeid må få en tydelig status, slik at lønnsgrunnlag og kundefaktura ikke bygger på hver sin versjon.
Eksempel på kontrollert periode
| Grunnlag | Timer |
|---|---|
| Planlagt arbeid | 40 |
| Faktisk utført ordinært arbeid | 36 |
| Ekstraarbeid bestilt og godkjent | 6 |
| Sum til kontroll | 42 |
Lønn og kundens betalingsgrunnlag kan følge forskjellige avtaler. Ikke bruk den ene summen automatisk som fasit for den andre. Reise, utlegg og eventuelle tillegg må beskrives særskilt.
Kundegrunnlag og støtteordning
Hvis kunden skal bruke dokumentasjonen i en tilskuddssøknad, må faktura og grunnlag vise hva arbeidet gjelder og når det ble utført. Rett til støtte følger ordningens vilkår. Landbruksdirektoratets søkeveiledning for produksjons- og avløsertilskudd bør kontrolleres for den konkrete søknaden.
Beskytt bemanningsdata
Regnskapsgrunnlaget trenger normalt timer, arbeidsperiode og nødvendige lønnsopplysninger. Helseopplysninger og private forklaringer på fravær skal ikke følge med en vanlig kundefaktura. Bruk begrenset tilgang og avtal egnet kanal for sensitive opplysninger.
Les sesongansatte og tilgangsstyring.
Når avløsing skyldes eierens fravær, bruk også planen for økonomioppgavene.