Finn fram i guiden
Et maskinsamarbeid trenger to avklaringer: hvem som eier og forplikter seg, og hvem som betaler for den faktiske bruken. En avtale om lik eierandel er ikke nødvendigvis en god regel for drivstoff, slitasje eller førertid.
Velg samarbeid etter behovet
| Modell | Passer når | Må være klart |
|---|---|---|
| Sameie | Flere vil binde kapital i samme maskin | Eierskap, finansiering, prioritet og uttreden |
| Én eier, andre leier | Bruken varierer og én tar eieransvaret | Leiegrunnlag, ansvar og vedlikehold |
| Kjøp av tjeneste | Kunden ønsker utført jobb med fører | Leveranse, pris, transport og godkjenning |
| Utveksling av arbeid | Partene leverer arbeid til hverandre | Dokumentasjon og oppgjør for begge leveranser |
Ikke velg modell bare fordi én av partene allerede har betalt bestillingen. Juridisk eierskap, låneansvar og forsikring må stemme med avtalen. Regnskapsføreren trenger dokumentene for å behandle kjøp, kostnadsdeling og eventuelle leveranser mellom foretakene.
Regn på bruk før kjøp
Sett opp forventede timer eller enheter per deltaker og hvilke tidsvinduer de trenger. To gårder kan ønske nøyaktig samme høstedager selv om årstimetallet ser romslig ut. Avtal hvordan prioritet og værforsinkelser håndteres, og hva alternativ kapasitet vil koste.
Ta også med flytting mellom eiendommene. Transporttid som ikke vises i bruksplanen, kan gjøre et tilsynelatende billig samarbeid dyrt og vanskelig å gjennomføre.
Eksempel på to fordelingsnøkler
Tre foretak har i dette eksemplet lik eierandel. De avtalte faste årskostnadene i styringskalkylen er 90 000 kroner. Registrert bruk er 300, 200 og 100 timer. En variabel maskinkostnad på 200 kroner per brukstime fordeles etter faktisk bruk. Tallene er illustrative uten merverdiavgift og uten fører.
| Foretak | Fast andel | Variabel andel | Samlet intern kostnadsandel |
|---|---|---|---|
| A – 300 timer | 30 000 kr | 60 000 kr | 90 000 kr |
| B – 200 timer | 30 000 kr | 40 000 kr | 70 000 kr |
| C – 100 timer | 30 000 kr | 20 000 kr | 50 000 kr |
| Sum | 90 000 kr | 120 000 kr | 210 000 kr |
Avtal hva som inngår i satsen og hvordan foretakene skal gjøre opp. Hvis en deltaker kjøper drivstoff direkte, må beløpet ikke også bli belastet gjennom en sats som allerede dekker det samme drivstoffet.
Registrer bruken mens jobben pågår
Bruksloggen trenger dato, maskin, bruker, foretak, oppdrag og måleenhet. Skader, driftsstopp og avvik føres som egne hendelser. Maskinens timeteller og førerens arbeidstid er ulike kilder; velg riktig grunnlag for hver kostnad.
Alle bør kunne se sin egen bruk og grunnlaget for felleskostnadene. En tydelig månedlig oversikt gjør det lettere å oppdage en feil før årsoppgjøret, når arbeidet er vanskeligere å huske.
Gjør opp uten å miste dokumentasjonen
Lag en avregning med faste andeler, faktisk bruk, direkte utlegg og tidligere betalinger. Knytt hver kostnad til et dokument. Hvis én part betaler alle verkstedregningene, er det ikke tilstrekkelig å overføre en rund sum mellom private kontoer ved årsslutt.
Utveksling av arbeid skal heller ikke forsvinne fordi timene «går opp». Dokumenter hva hvert foretak leverer og mottar. Regnskapsføreren vurderer riktig fakturering og avgiftsbehandling. Nettobeløpet som betales, er ikke hele dokumentasjonen.
Avtal avslutning før noen vil ut
Beskriv hva som skjer ved salg, utskifting, store reparasjoner eller en deltaker som ønsker å trekke seg. Utestående bruksoppgjør og eierandelens verdi er forskjellige spørsmål. En person kan ha betalt sin løpende bruk uten at eieroppgjøret er avklart.
Ved bytte av ansvarlig overleveres avtaler, finansieringsdokumenter, siste bruksoversikt og åpne saker. Kontroller at eier- og betalingsopplysninger i systemene fortsatt er riktige.
Bruk timepriskalkylen, maskintimene og blandet drift.