Finn fram i guiden
Ved driftsstans er første oppgave å bevare et pålitelig hendelsesgrunnlag. Stans handlinger som kan lage doble fakturaer, betalinger eller lagerbevegelser, og registrer hva som er sikkert kjent.
Bruk en kort hendelseslogg
Noter tidspunkt, berørt system, oppdrag eller dokumentreferanse, forventet handling og observert status. Unngå passord, tokens og unødvendig kundeinnhold i loggen. Oppgi hvem som har overtatt feilsaken, slik at flere ikke forsøker samme retting samtidig.
| Status | Neste kontroll |
|---|---|
| Sikkert avvist før mottak | Rett årsaken og følg avtalt ny sending |
| Mottatt og bekreftet | Ikke opprett hendelsen på nytt |
| Tidsavbrudd etter sending | Undersøk mottaker før nytt forsøk |
| Delvis importert fil | Identifiser mottatte og avviste linjer |
| Ukjent status | Hold saken åpen til kontrollert avklaring |
Et tidsavbrudd er ikke bevis på at ingenting skjedde. Dette er spesielt viktig når neste forsøk kan utløse et kundekrav eller en betaling.
Eksempel fra feltregistrering
Tre jobber registreres uten dekning. To synkroniseres med bekreftelse, én får ukjent status. Behold alle tre med lokale referanser. Kontroller mottakeren for den tredje før jobben registreres på nytt. En papirlapp eller reservefil kan brukes ved behov, men må få samme kontroll før den legges inn senere.
Avtal hvem som kan gjøre hva
Driftsansvarlig vurderer hvilke jobber som kan fortsette med reservegrunnlag. Systemansvarlig følger teknisk status. Regnskapsføreren vurderer korrigeringer som påvirker bokføring. Leverandøren må få presise referanser og forventning, ikke bare meldingen «det virker ikke».
Definer også hvem som kan stoppe automatisk overføring og hvem som godkjenner oppstart igjen. Begrens endringer under feilen; flere samtidige oppsettsendringer gjør årsaken vanskeligere å finne.
Kontroller etter gjenoppretting
Avstem reservegrunnlag mot mottatte hendelser, fjern dubletter gjennom korrekt korrigeringsflyt og dokumenter alt som fortsatt er uavklart. Oppdater rutinen med det som faktisk sviktet.